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Costituzione di S.r.l. e S.r.l.s. in videoconferenza: la nuova procedura introdotta dal D.lgs. 183/2021
28 giu 2022
Avv. Cristina Camia
È operativa la nuova procedura per la costituzione tramite videoconferenza di società a responsabilità limitata e società a responsabilità limitata semplificata introdotta dal D.lgs. n. 183 del 8/11/2021 (in seguito il “Decreto”), in attuazione della Direttiva UE 2019/1151. Tale intervento normativo rappresenta un punto di approdo significativo del legislatore (nazionale ed europeo) nella digitalizzazione del diritto societario, tramite l’introduzione di strumenti telematici volti a semplificare le procedure (riducendo costi e tempi) ed a rendere possibile un’effettiva interconnessione nel mercato europeo. Si illustrano di seguito le principali innovazioni apportate dalla riforma, l’ambito di applicazione della procedura ed i requisiti per potervi accedere.Premessa
Il nuovo procedimento, interamente telematico, prevede che il notaio riceva l’atto costitutivo della società tramite videoconferenza con la partecipazione telematica delle parti richiedenti o solo di alcune di esse.
La forma che assume l’atto è dunque quella dell’atto pubblico informatico, redatto e ricevuto dal notaio nell’ambito delle prescrizioni previste dal D.lgs. 183/2021 (per consultare il testo clicca qui), che mirano a contemperare le esigenze di semplificazione del procedimento con quelle di garanzia nell’attribuzione di pubblica fede all’atto da parte del pubblico ufficiale. Proprio in ragione di tali esigenze, la piattaforma telematica è stata predisposta e verrà gestita dal Consiglio Nazionale del Notariato.
Si evidenzia che prima di tale intervento normativo la stipula dell’atto costitutivo di una società doveva rigorosamente avvenire mediante atto notarile, stipulato dinanzi al notaio dalle parti presenti fisicamente e di cui il notaio ricevente accertava l’identità, la volontà e ne raccoglieva la sottoscrizione. Veniamo dunque ad illustrare le peculiarità della nuova procedura telematica ed i requisiti per potervi accedere.
Ambito di applicazione
Possono essere costituite tramite la procedura introdotta dal Decreto le società a responsabilità limitata e le società a responsabilità limitata semplificata che presentano i seguenti requisiti:
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Sede in Italia;
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Capitale sociale versato mediante conferimenti in denaro.
La norma specifica, inoltre, che il capitale sociale deve essere interamente versato tramite bonifico bancario presso un conto corrente dedicato e tenuto presso il notaio rogante (art. 1, comma 63 e ss., della L. 147/2013). Rimangono quindi esclusi dall’accesso alla procedura telematica:
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i tipi di società diversi dalle s.r.l. e s.r.l.s., trattandosi di una specifica scelta normativa operata dal legislatore nazionale in base alle facoltà di trasposizione previste dalla Direttiva UE;
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le ipotesi in cui il capitale sociale non sia versato mediante conferimenti in denaro, come per esempio in caso di conferimenti di prestazioni d’opera o servizi o conferimenti in natura.
La piattaforma e le verifiche notarili
La piattaforma telematica, predisposta e gestita dal Consiglio Nazionale del Notariato, consente la partecipazione in videoconferenza delle parti richiedenti e permette al notaio ricevente l’atto di effettuare i seguenti accertamenti:
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Verificare ed accertare l’identità delle parti;
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Verificare l’apposizione, da parte di chi ne è titolare, della firma digitale o di qualsiasi altro tipo di firma elettronica qualificata ai sensi del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (cd. “CAD” – Codice Amministrazione Digitale) e del Regolamento UE 910/2014 (cd. “eIDAS” - electronic IDentification, Authentication and trust Services);
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verificare e attestare la validità dei certificati di firma utilizzati;
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avere la percezione di ciò che accade alle parti collegate in videoconferenza nel momento in cui manifestano la propria volontà.
Le verifiche del notaio attengono, quindi, anzitutto, all’accertamento dell’identità delle parti che partecipano alla costituzione della società, le quali saranno chiamate a firmare l’atto attraverso firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata
Il notaio sarà dunque tenuto anche a verificare, da un lato, che l’apposizione della firma sia effettivamente effettuata dal soggetto titolare e, dall’altro lato, che i certificati di firma utilizzati siano validi.
La piattaforma dovrà poi consentire l’utilizzazione di mezzi di identificazione elettronica con un elevato livello di garanzia e dovrà assicurare il collegamento ininterrotto delle parti in videoconferenza, la visualizzazione dell’atto, l’apposizione della firma digitale da parte di tutti i firmatari e la conservazione dello stesso. I controlli notarili si estendono infine all’indagine dell’effettiva volontà delle parti, dovendo il pubblico ufficiale poter avere la percezione di ciò che accade alle parti nel momento in cui manifestano la propria volontà, onde evitare qualsiasi tentativo di coercizione o influenza esterna.
Infatti, il comma 5 dell’art. 2 del Decreto precisa che il notaio interrompe la seduta in videoconferenza ogni qualvolta:
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dubiti dell’identità dei richiedenti;
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rilevi il mancato rispetto delle norme riguardanti la capacità di agire e le capacità dei richiedenti di rappresentare una società.
In tale evenienza, il notaio richiederà la presenza fisica delle parti per la stipula dell’atto.
Residenza delle parti
La novità più significativa della riforma è evidentemente quella di consentire il collegamento da remoto per la stipula di atti notarili di costituzione di s.r.l. ed s.r.l.s., non essendo più richiesta la necessaria compresenza fisica delle parti presso il notaio rogante.
Risulta peraltro rispondente alla volontà di creare un’effettiva interconnessione a livello sovranazionale la previsione di cui all’art. 2 comma 4 del Decreto, la quale specifica espressamente che: “Il notaio riceve l’atto in ogni caso se tutte le parti hanno residenza al di fuori del territorio delle Stato”. Conseguentemente, anche qualora nessuno dei costituenti abbia in Italia la propria residenza, qualsiasi notaio potrà ricevere l’atto di costituzione di una società (con sede in Italia) in modalità telematica.
La forma dell’atto
Come detto, all’esito della procedura telematica, l’atto di costituzione della società avrà la forma di un atto pubblico informatico.
Tale peculiare figura di atto pubblico non è estranea al nostro ordinamento, essendo peraltro prevista come forma obbligatoria nel caso di stipula di contratti di appalto di servizi, lavori o forniture con la Pubblica Amministrazione.
L’atto pubblico informatico prevede che le parti, anziché sottoscrivere dinanzi al notaio un documento cartaceo, sottoscrivano con firma digitale il documento informatico contenete l’atto stesso, sul quale a sua volta il notaio rogante apporrà la propria sottoscrizione digitale (contenente la sua firma ed il sigillo). L’atto pubblico informatico permette quindi alle parti che non risiedano nello stesso luogo di potersi recare ciascuna presso il proprio notaio per stipulare l’atto, consentendo così lo scambio del documento firmato digitalmente fra i due notai coinvolti quasi in simultanea. Tuttavia, prima dell’introduzione della procedura disciplinata dal Decreto le parti, pur sottoscrivendo digitalmente l’atto informatico, dovevano comunque recarsi fisicamente presso lo studio del notaio o dei notai designati per adempiere a tale incombenza.
Ora, invece, l’ordinamento consente alle parti di stipulare l’atto costitutivo di una s.r.l./s.r.l.s. mediante collegamento da remoto in videoconferenza, non essendo più necessario alcuno spostamento fisico.
L’art. 2 comma 3 del Decreto prevede poi che l’atto possa anche essere ricevuto dal notaio mediante l’utilizzo di modelli uniformi adottati con decreto del Ministero dello Sviluppo Economico entro 60 giorni dalla data di entrata in vigore del decreto, redatti anche in lingua inglese e pubblicati sul sito istituzionale di ciascuna Camera di Commercio.